Kokkolan seurakuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa seurakuntayhtymän tiedonhallintalain toteutusta. Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus seurakuntayhtymän tiedoista ja asiakirjoista. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Kokkolan seurakuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on myös yksi tavoista avustaa muun muassa seurakunnan jäseniä kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Jokaisella on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Seurakuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntayhtymän taloustoimistoon:

• sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo.kokkola@evl.fi
• puhelin: 06 8296 111
• käyntiosoite: Läntinen Kirkkokatu 17, 67100 Kokkola

Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista. Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen mukaisesti.

Jos tietopyyntö koskee henkilön omia, seurakuntayhtymän tai sen seurakuntien henkilörekistereihin tallennettuja tietoja, pyyntö tehdään seurakuntien asiakaspisteellä henkilökohtaisesti.

• sähköposti: keskusrekisteri.kokkola@evl.fi
• puhelin: 050 3147 261 
• käyntiosoite: Läntinen Kirkkokatu 17, 67100 Kokkola

Tietopyynnön tekeminen henkilörekisteristä edellyttää henkilökohtaista käyntiä pyytäjän henkilöllisyyden tarkistamisen vuoksi. Tietopyynnön voi henkilörekisteristä tehdä maksutta kerran vuodessa. Muutoin tietojen antamisesta voidaan periä kirkkohallituksen virkatodistushinnastoon perustuva maksu.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla tai sähköpostitse tai esittää suullisesti.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Seurakuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan kolmen kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kolmen kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on kolme kuukautta. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Tietopyynnön epääminen

Jos tietopyyntöön ei voida suostua, tietoa pyytävälle on

• ilmoitettava kieltäytymisen syy
• tiedusteltava, haluaako pyytäjä asiasta muutoksenhakukelpoisen hallintopäätöksen
• annettava tieto käsittelystä perittävistä maksuista.

Kielteinen päätös on perusteltava asiakirjakohtaisesti.

Seurakuntayhtymän tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu seurakuntayhtymän tietosuojaselosteissa, joita voi pyytää seurakuntayhtymän tietosuojayhteyshenkilö Heli Vepsäläiseltä (heli.vepsalainen@evl.fi). Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Seurakuntayhtymän asiarekisteri ja arkisto

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan seurakuntayhtymän on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat talletetaan asiarekisteriin.

Asiarekisterillä tarkoitetaan seurakuntayhtymän käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää, hallinnollista diaaria sekä paperiaineistoja.

Seurakuntayhtymän toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Arkiston aineisto koostuu pääasiassa päätöksenteon ja palvelujen aineistoista.

Alle on kuvattu Kokkolan seurakuntayhtymän muut tietovarannot sekä niihin liittyvät tietojärjestelmät.

Hallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on hallintoasioihin liittyvä asiankäsittely. Seurakuntayhtymän hallintoon liittyvää päätöksentekoa tehdään yhteisessä kirkkovaltuustossa, yhteisessä kirkkoneuvostossa, johtokunnissa ja seurakuntayhtymän viranhaltijoiden toimesta.

Seurakuntayhtymässä käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja talletetaan Domus-asianhallintajärjestelmään vuodesta 2024 alkaen.

Talletettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä seurakuntayhtymän päätöksenteosta ja ratkaisusta. Asianhallinnasta tietoja voi hakea monipuolisesti, esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on henkilöstö- ja palkkahallintoon liittyvä asiankäsittely. Muun muassa henkilöstön rekrytointi, henkilöstöasioiden ohjaus, virka- ja työehtosopimusasiat, palvelussuhdeasiat, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi. Henkilöstöpolitiikkaan liittyvät asiat sekä henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely sekä palvelus- ja virkasuhteiden hoitaminen. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelminä käytetään Työvuorovelho-työajanhallintaohjelmaa, CGI Suomi Oy:n toimittamaa Kirkon palvelukeskuksen hankkimaa Populus-palkanlaskentajärjestelmää, Microsoftin toimittamaa Kirkon palvelukeskuksen hankkimaa raportointiin tarkoitettua Power BI:tä. Henkilöstön rekrytoinnissa käytetään FCG Digital Oy:n toimittamaa KirkkoRekryä ja matka- ja kulunhallintajärjestelmänä Visman toimittamaa M2 matka- ja kulunhallintajärjestelmää. Tietovarannoista voidaan hakea tietoja sukunimellä, henkilötunnuksella, z-tunnuksella tai PSID:llä.

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. SAP- järjestelmän rekisteri sisältää tiedot seurakuntayhtymän rahaliikenteestä, laskutusasiakkaista, toimittajista. Järjestelmät ovat Kirkon palvelukeskuksen järjestelmiä. Raportointiin käytetään Microsoftin toimittamaa Kirkon palvelukeskuksen hankkimaa Power BI:tä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa asiakkaan/toimittajan nimellä tai osoitteella.

Kiinteistöjen ja irtaimiston tietovaranto

Käyttötarkoitus on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Basiksen kohderekisteriin on talletettu tiedot seurakuntayhtymän omistamista rakennuksista, toimitiloista, tonteista, metsäpalstoista ja vesialueista, ja esinerekisteriin valokuvat ja perustiedot arvoesineistä, eli sekä kiinteästä että irtaimesta kulttuuriperinnöstä. Perustietojen lisäksi Basikseen on tallennettu rakennusten suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot, taloteknisiä tietoja sekä energian ja veden kulutustiedot. Tietovarannosta voidaan hakea tietoja muun muassa rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla ja kiinteistö- ja rakennustunnuksilla. Myös avustushakemukset kirkollisen kulttuuriperinnön hoitoon jätetään Basis-järjestelmän kautta.

Hautausmaiden tietovaranto

Käyttötarkoitus on hautausmaiden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kohderekisteri Geometrix-hautakarttajärjestelmään on tallennettu tiedot seurakuntayhtymän omistamista hautausmaista, hautapaikoista, muisto- ja sirottelulehdoista ja tunnustuksettomasta hauta-alueesta. (Kirkkohallitus/CGI) Status Premium -järjestelmään on tallennettu seurakuntayhtymän hautausmaille haudattujen ja tuhkattujen nimet, syntymä-, kuolin- (tuhkaus-) ja hautauspäivät lisäksi hautaamistapa, haudan sijaintitiedot ja haudan hallinta-aika. Hautakartta Geometrix hakee tiedot Status Premiumista ja kohdistaa vainajan sijaintitiedot hautausmaalla oikeaan hautaan. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa vainajan nimen tai hautapaikan mukaan.

Jäsenrekisterin tietovaranto

Jäsenrekisterin tietovarannosta huolehtii aluekeskusrekisteri, jolle sitä koskevat tietopyynnöt ohjataan. Jäsenrekisteriä ylläpidetään Kirjurissa, josta vastaa Kirkkohallitus (Kirkkohallitus, Kirjuri lokirekisteri - evl.fi). Jäsenrekisteriin on talletettu tiedot aluekeskusrekisterin virkatodistuksista, sukuselvityksistä, sukututkimuksista, avioliiton esteiden tutkinnoista sekä kirkollisten toimitusten rekisteröinneistä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa henkilön nimen ja henkilötunnuksen mukaan.

Varausten tietovaranto

Tiloihin ja henkilökuntaan kohdistetut varaukset tehdään Vitec Oy:n Katrina-varausjärjestelmässä, varaukseen tallennetaan tilaisuuksien järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovarannossa on useita eri hakutoimintoja.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Seurakuntayhtymän verkkosivut

Seurakuntayhtymän verkkosivuilla on tietoa seurakunnan eri asiointi- ja palvelutoiminnoista ja niillä toteutetaan seurakuntayhtymän tietopalvelua monin eri tavoin. Alapuolelle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.

Kokkolan seurakuntayhtymä
Halsuan seurakunta
Karleby svenska församling
Kaustisen ja Ullavan seurakunta
Kokkolan suomalainen seurakunta
Kälviän seurakunta
Lohtajan seurakunta
Info ja asiointi
Tapahtumat
Ajankohtaista
Hautausmaat
Kirkot ja muut tilat
Päätöksenteko
Yhteystiedot