Tietosuojaseloste Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteisestä jäsenrekisteristä (Kirjuri)

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot 

Yhteisen jäsenrekisterin rekisterinpitäjinä toimivien seurakuntien ja keskusrekisterien yhteystiedot löydät osoitteesta evl.fi/ota-yhteytta

Kirkkohallituksen yhteystiedot ovat:
Kirkkohallituksen yhteystiedot löytyvät osoitteesta evl.fi/ota-yhteytta 

Kokkolan seurakuntayhtymä (Y-0179225-7)
Kokkolan aluekeskusrekisteri
Läntinen Kirkkokatu 17, 67100 Kokkola
+35868296111(keskus), kokkola@evl.fi

Yhteyshenkilö
Heli Vepsäläinen
Läntinen Kirkkokatu 17, 67100 Kokkola
+358503147224, heli.vepsalainen@evl.fi

Seurakuntarekisterit
Kirkkohallitus Eteläranta 8, 00130 Helsinki
+358918021, kirkkohallitus@evl.fi 

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus? 

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenten tietoja ylläpidetään kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä (jäljempänä Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Seurakunnat ja keskusrekisterit vastaavat Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta. 

Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa. 

Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista. Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta. 

3. Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste? 

Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(c) artikla ja 9(2)(d) artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009). 

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee? 

Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei päivitetä):

- nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
- syntymäaika/henkilötunnus
- äidinkieli, asiointikieli
- osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
- asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
- syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
- sähköpostiosoite
- ammatti
- kuolintieto
- hautaustiedot
- kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
- jäsenyys- ja muuttohistoria
- kansalaisuus
- perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
- edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
- tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
- tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
- kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
- kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2 momentissa säädetyt tiedot
- tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esimerkiksi aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esimerkiksi esteiden
tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):

- nimi
- syntymäaika / henkilötunnus
- kuolinpäivä
- puoliso / -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
- esteidentutkinnat jäsenen kanssa
- lapset (jotka ovat jäseniä)
- vanhemmat
- nimenmuutokset
- henkilötunnuksen muutos 

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä? 

Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiemmista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan lisäksi asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan ja seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset). 

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään? 

Kirjuriin tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (KL 16 luku 12 §). 

7. Minne tietoja luovutetaan? 

Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettavaksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle. 

Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ssä, jonka mukaan jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan muun muassa perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille. Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä. 

Kirjurin teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, jotka täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset. 

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Kirjurin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

9. Mitä oikeuksia sinulla on? 

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

- pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
- pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
- peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. 

10. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 

Tietosuojavastaavan yhteystieto:
Kirkkohallituksen tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on
tietosuojavastaava.kkr@evl.fi  

Seurakuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystieto: 
Mari Hautamäki 
Läntinen Kirkkokatu 17, 67100 Kokkola
+358503147553, tietosuojavastaava.kokkola@evl.fi